Descubrí cómo la centralización de la rúbrica de documentación laboral puede optimizar la administración de empresas con personal en diversas jurisdicciones, cumpliendo con la normativa y evitando sanciones.
Para empleadores que operan con personal en múltiples ubicaciones geográficas, la gestión de la documentación laboral puede volverse un desafío. Afortunadamente, existe una solución estratégica que simplifica este proceso: la centralización de la rúbrica. Esta opción, respaldada por normativas específicas, permite a las empresas concentrar la rúbrica de ciertos documentos en una única jurisdicción, facilitando el cumplimiento y la fiscalización.
¿Qué es la Centralización de la Rúbrica Laboral?
La centralización de la rúbrica es la posibilidad de que una empresa con empleados en distintas jurisdicciones registre su documentación laboral en una única sede.
Su objetivo es optimizar la gestión administrativa y garantizar una fiscalización más ordenada.
¿Quiénes pueden acceder?
- Sociedades, asociaciones o entidades legalmente constituidas: pueden centralizar en su domicilio legal, sede principal o lugar donde funcione su administración.
- Sociedades irregulares o personas humanas: deben hacerlo en la sede principal de sus negocios.
Requisito esencial: al menos el 20% del personal debe prestar servicios efectivos en la jurisdicción elegida.
Marco Legal que Respalda la Centralización
La centralización de la rúbrica está plenamente respaldada por la normativa vigente, lo que garantiza seguridad jurídica:
- Resolución ST 168/2002: establece el protocolo general para centralizar documentación y coordinar entre jurisdicciones.
- Ley de Contrato de Trabajo (art. 52): define la obligatoriedad del Libro Especial y sanciona su omisión o adulteración.
- Ley 25.212 (arts. 3, 4 y 7): habilita a los inspectores a requerir libros y copias.
- Normativa local: cada jurisdicción puede dictar reglas complementarias.
En CABA, la Disposición DGE 473/2019 detalla los requisitos formales y obliga a conservar la autorización de centralización en cada establecimiento.
Beneficios y Pasos Clave para Implementar la Centralización
Beneficios principales
- Simplifica la gestión documental.
- Mejora el cumplimiento normativo.
- Facilita la fiscalización laboral.
- Evita multas y sanciones por omisiones formales.
Cómo solicitar la centralización
- Presentación formal ante la Autoridad de Aplicación de la jurisdicción elegida.
Incluye: acreditación de personería jurídica, CUIT, nómina de personal y lugares de trabajo. - Comunicación obligatoria a todas las jurisdicciones donde haya personal, adjuntando la resolución aprobatoria.
- Conservación de copias autenticadas del acto administrativo y de la documentación en cada establecimiento.
Fiscalización y Control: Lo que la Centralización No Cambia
La centralización no exime de cumplir con las exigencias locales.
Las autoridades laborales de cada jurisdicción mantienen sus facultades de control, como:
- Verificar planillas de horarios y descansos.
- Solicitar copias certificadas o traslados de documentación.
- Requerir inspecciones adicionales en la sede centralizada (plazo máximo: 30 días).
Errores Comunes que Debés Evitar
- No comunicar la centralización a todas las jurisdicciones → se presume falta de documentación.
- Omitir copias autenticadas en los establecimientos → infracción grave.
- Datos erróneos o incompletos en nóminas o libros → posibles multas.
- Más de un libro en la misma jurisdicción → sanción inmediata.
Requisitos Específicos para Centralizar en CABA
(Disposición DGE 473/2019, Anexo I, art. 4)
Para empresas con sede o actividad en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, se exige:
- Solicitud con firma certificada, personería jurídica, CUIT y comprobante de tasa.
- Listado de establecimientos y personal.
- Constancia AFIP + últimos 5 F.931 presentados.
- Declaración anual del Impuesto sobre los Ingresos Brutos (F. CM05).
- Comprobantes de inscripción en el Registro de Empleadores CABA.
- Última hoja madre rubricada del Libro de Sueldos.
- Domicilio electrónico para notificaciones.
- Copias certificadas de estatuto, DNI o poderes según el tipo de persona jurídica.
- Conservación digital de la autorización en cada establecimiento.
Fuente: Trivia By Consejo